Appels Vocaux

Les paramètres de configuration des appels vocaux vous offrent un contrôle sur quand l'IA prend les appels et sur la manière dont l'IA réagit dans certaines circonstances.

Vous pouvez personnaliser la prise en charge des appels par l’IA et définir des règles précises pour le transfert des appels en cas d’urgence ou de demande non résolue. Cette fonctionnalité permet un contrôle total sur la gestion des communications téléphoniques, tout en garantissant une assistance efficace aux voyageurs.

Options de configuration disponibles

• Programmer les horaires de prise d’appel par l’IA : Définissez les plages horaires où l’IA décroche automatiquement.

• Activer le transfert d’appel en cas d’urgence ou lorsque l’IA ne peut pas répondre : Permettez aux voyageurs d’être redirigés vers vous en cas de besoin critique.

• Programmer les horaires du transfert d’appel : Choisissez les plages horaires où les appels peuvent être redirigés vers votre numéro de téléphone.

Pour configurer le type de notification et le canal par lequel vous souhaitez les recevoir (e-mail, application, etc.), vous pouvez consulter la documentation dédiée aux paramètres de notification.

Activer/Désactiver le transfert d'appel

1

Accédez à la page Configuration depuis le menu en cliquant sur ce bouton.

Configuration

Et cliquez ensuite sur la section Appels Vocaux

Sous menu appels vocaux

2

Activez l'option Transfert activé pour activer le transfert d'appel

Activez ou désactivez le transfert des appels

3

Désactivez l'option Transfert activé pour désactiver le transfert d'appel

4

Sauvegardez les modifications

Programmer/Déprogrammer les heures d'autorisation du transfert d'appel

1

Activez l'option Programmer les heures de transfert

Activez la programmation d'autorisation du transfert d'appel

2

Définissez les plages horaires où le transfert d'appel est autorisé

Définissez l'heure de début où le transfert d'appel est autorisé

Définissez l'heure de fin où le transfert d'appel est autorisé

3

Sauvegardez les modifications

Programmer/Déprogrammer la prise en charge des appels par l'IA

1

Activez l'option Réponse automatique programmée pour programmer quand l'IA prend les appels

2

Définissez les plages horaires où l'IA prendra les appels téléphoniques

Définissez l'heure de début de prise d'appel de l'IA

Définissez l'heure de fin de prise d'appel de l'IA

3

Sauvegardez les modifications

Comportement des appels en fonction des réglages

1. Si aucun horaire de prise d’appel n’est configuré pour l’IA

📞 L’IA répondra systématiquement à tous les appels.

2. Si un horaire de prise d’appel par l’IA est programmé

• Si le voyageur appelle pendant la plage horaire définie, l’IA répond normalement.

• Si le voyageur appelle en dehors des horaires programmés :

  • Si le transfert d’appel est désactivé → L’appel échoue et le gestionnaire est notifié.

  • Si le transfert d’appel est activé sans restriction d’horaires → L’appel est transféré au gestionnaire.

  • Si le transfert d’appel est activé avec des horaires programmés :

    • Si l’appel a lieu dans la plage horaire autorisée pour le transfert → L’appel est transféré au gestionnaire.

    • Si l’appel a lieu en dehors de la plage autorisée → L’appel échoue et le gestionnaire est notifié.

3. En cas d’urgence ou si l’IA ne peut pas répondre

• Si le transfert d’appel est désactivé → Le gestionnaire est simplement notifié de la situation.

• Si le transfert d’appel est activé sans restriction d’horaires → L’IA demande au voyageur s’il souhaite être transféré. S’il accepte, l’appel est envoyé au gestionnaire.

• Si le transfert d’appel est activé avec des horaires programmés :

  • Si l’appel a lieu dans la plage autorisée pour le transfert → L’IA demande au voyageur s’il souhaite être transféré. S’il accepte, l’appel est envoyé au gestionnaire.

  • Si l’appel a lieu en dehors des horaires programmés → Le gestionnaire est notifié du problème ou de la demande du voyageur.

Avantages de cette personnalisation

Contrôle total : Définissez exactement comment et quand les appels sont pris en charge. Réactivité améliorée : Assurez une réponse rapide aux voyageurs sans être disponible en permanence. Gestion optimisée des urgences : Adaptez les redirections d’appel en fonction de vos disponibilités. Expérience améliorée : Offrez une prise en charge efficace sans surcharge de travail.

Grâce à cette configuration avancée, Mr Sherlock vous permet d’offrir un service de qualité tout en maitrisant votre disponibilité, garantissant ainsi une gestion optimale des appels et des urgences.

Ajouter le numéro de téléphone de l'IA sur les plateformes de réservations

Airbnb

Pour permettre à vos voyageurs de contacter directement Mr Sherlock par téléphone, vous pouvez ajouter le numéro vocal de l'IA comme numéro principal sur Airbnb. Voici la procédure à suivre :

1. Rendez-vous dans l'application Mr Sherlock, puis ouvrez l'onglet Configuration → Paramètres Vocaux.

2. Programmez l’IA pour qu’elle réponde aux appels uniquement entre 2h et 3h du matin.

3. Activez le transfert d’appel, afin que tous les appels reçus soient redirigés vers votre numéro personnel.

4. Allez maintenant sur Airbnb → Paramètres du compte, puis cliquez sur Modifier dans la section Numéros de téléphone.

5. Ajoutez le numéro de l’IA et choisissez “Appel téléphonique” comme méthode de validation.

6. Le robot d’Airbnb appellera ce numéro pour vous communiquer un code de validation vocal.

7. Comme l’IA est programmée pour ne pas répondre à cette heure-là, l’appel sera automatiquement redirigé vers votre numéro personnel via le transfert.

8. Répondez à l’appel et notez le code transmis par la voix du robot Airbnb.

9. Entrez ce code dans Airbnb pour valider le numéro.

💡 Une fois le numéro validé, retournez dans Mr Sherlock → Paramètres Vocaux et configurez à nouveau les plages horaires d’appel selon vos besoins (ex : 9h–22h, transfert activé uniquement la nuit, etc.).

Ainsi, vos voyageurs pourront appeler directement l'IA, qui répondra à leurs demandes 24h/24 et dans leur langue instantanément.

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• Connectez-vous à l’extranet.

• Cliquez sur l’icône du compte utilisateur dans le menu de navigation, puis sélectionnez Contact.

• Cliquez sur Modifier pour changer vos informations actuelles sur le contact principal ou cliquez sur Ajouter un contact.

• Renseignez le numéro de téléphone de l'IA qui vous a été attribué.

• Cliquez sur Sauvegarder quand vous avez terminé.